Näin järjestät onnistuneen kokousristeilyn

 

Jokainen yritystapahtuma ja -matka on aina räätälöitävissä ryhmäsi maun, tarpeiden ja toiveiden mukaan. Mutta mitä kaikkea siihen sisältyykään? Tallink Siljan yritys- ja tapahtumamyynnin Sales & Event Manager Laura Sillanpää avaa onnistuneen yritystapahtuman reseptiä.
 

Pohjatyö tehdään ennen risteilyä

Sillanpää on nähnyt urallaan lukuisia kokousristeilyitä, ja kokemuksen myös aistii puheesta. Hän muistuttaa, että mitä suurempi ryhmä tapahtumaan osallistuu, sitä suositeltavampaa on pedata kaikki ennakkoon valmiiksi.

”Terminaalista voidaan etukäteen varata oma tiski lippujenjakoa varten. Nykyään laivalipussa näkyy myös ruokailut, eli järjestäjällä on vähemmän kortteja jaettavana”, Sillanpää vinkkaa.

Kaikkein kätevimmin matkaliput saa suurelle ryhmälle, kun ne tilaa valmiiksi nimettyihin kirjekuoriin. Samaan kuoreen voi kätevästi laittaa myös matkaohjelman tai muuta omaa sisältöä.

Sillanpää sanoo, että tärkeintä on tilaisuuden onnistuminen: ”Positiivinen tapahtumakokemus on aina tavoitteemme.”
 

Hyödynnä myös maissaoloaika

Useat kokousryhmät menevät suoraan kokoustilaan jo ennen laivan lähtöä. Näin työt saadaan tehokkaasti tehtyä ennen rentoutumista. Risteily voidaan Helsinki–Tukholma-reitillä aloittaa lounaalla ja muilla risteilylaivoilla kahvibuffetilla.

”Helsinki–Tukholma-risteilyllä on kätevää, että tilaisuuden voi aloittaa vaikkapa tilattu puhuja, joka ehtii poistua laivasta ennen sen lähtöä”, Sillanpää muistuttaa maissaoloajan hyödyntämisestä.

Yritystapahtumiin kannattaa myös kysyä ajankohtaisia puhujia suoraan ryhmä- ja tapahtumamyynnin asiantuntijoiltamme.

Kokoustilan voi hyödyntää jo ennen laivan lähtöä.

Asiaa, huvia tai molempia

Onnistuneeseen kokoukseen kuuluu luonnollisesti myös syöminen. Kun varaat tarjoilut jo etukäteen, säästät arvokasta yhteistä aikaanne muuhun kuin tarjoilujen valitsemiseen.

”Kahvi ja syöminen on tärkeää, jotta ryhmä jaksaa kokoustaa. Esimerkiksi kahvibuffet on hyvä ratkaisu, koska siitä löytyy sekä suolaista että makeaa syötävää”, Sillanpää sanoo.

Jos tapahtumasi on viihdepainotteinen, tilaan saadaan helposti järjestettyä siihen kuuluvaa sisältöä.

”Voidaan varata synttärisankarille kakku, kahvit ja trubaduuri laulamaan onnittelut. Myös tastingit ovat erittäin suosittuja”, Sillanpää kertoo.

Illemmalla on hyvin aikaa nauttia upeista tarjoiluista.

 

Ruokaa, juomaa ja upeita kokemuksia

Kun kokousristeily kääntyy iltaa kohti, laivoilla on valittavana upea kattaus ravintoloita, joissa ryhmäsi voi nauttia upeista tarjoiluista.

”Buffet on hyvä ratkaisu, koska kaikille löytyy jotakin ja ryhmänjohtajan ei tarvitse päättää menua tai ottaa allergioita huomioon. Ruokaravintoloissa ryhmämenulla saa taas tilaisuuteen juhlavuutta, kun ryhmä istuu yhteisiin pöytiin ja heitä palvellaan ja ruoat tuodaan pöytään”, Sillanpää sanoo.

Ryhmän viihtymisestä laivoilla vastaavat suomalaiset tähtiartistit, mutta juhlatunnelmaa nostattavat myös laivojen omat bilebändit, DJ:t ja trubaduurit.

”Viihdettä laivoilla riittää, mutta tärkeintähän on se oman tiimin yhdessäolo. Karaoke luo yhteenkuuluvuutta, kun kannustetaan kollegaa”, Sillanpää summaa.

Merelliseltä aamiaiselta kotimatkalle

Kokousristeilyn paluumatka kannattaa aloittaa laivojen herkullisista aamiaispöydistä. Kiireettömän aamun ja maukkaiden tarjoilujen voimalla paluumatkan ohjelma taittuu kuin tanssi.

”Muun ohjelman lomassa ei kannata unohtaa mahtavia shoppailumahdollisuuksia. Laivalta löydät kosmetiikkaa, merkkivaatteita tai vaikkapa laadukkaita viinejä huomattavasti edullisemmin kuin maista”, Sillanpää muistuttaa.

”Osaava henkilökunta on myös aina paikalla neuvomassa oikean poskipunan tai lahjajuoman valinnassa.”

Kun laiva saapuu takaisin kotisatamaan, ryhmä on upeita kokemuksia, mahtavia nautintoja ja monia iloja rikkaampi.

Avain onnistumiseen on yksinkertainen.

”Olemme ylpeitä siitä, että yritystapahtumien järjestäminen laivoillamme on tehty niin helpoksi. Ryhmävarauksissa sama yhteyshenkilö varmistaa, että menuvalinnat miellyttävät, mahdolliset allergiat ovat tiedossa ja muutoinkin yksityiskohdat ovat etukäteen mietittyinä”, Sillanpää päättää.

Sinun tapahtumasi on meidän erikoisuutemme. Tervetuloa viihtymään!

 
Laura Sillanpää
 
Artikkeliin haastateltiin Tallink Siljan Sales & Event Manageria Laura Sillanpäätä.
Järjestä sinäkin yrityksesi seuraava tilaisuus merellä – asiantuntijamme auttavat mielellään!
 
Varaa Pyydä tarjous
 
SOITA MEILLE Katso yhteystiedot